人資觀點｜面試秘訣與準備指南

~ tinashen333

在人資觀點系列文章中， 《外商求職各類信件模板》 提供面試過程各種英文書信的例句和模板 、《外商求職感謝信模板》關於面試後感謝信，而這篇文章彙整筆者的招募工作經歷，逐一說明接受面試邀約的過程以及面試準備的注意事項，讓你知道如何透過人資的協助，取得最完整的面試資訊，以求在面試過程中展示100%專業、沉著，從眾多求職者中脫穎而出。試著想像以下的情境：

  • 面試前好不容易排開各種行程和會議，空出了一個時段要面試，結果抵達公司辦公大樓後，你才發現跑錯地點或看錯時間。
  • 實體面試前你花了很多心思和時間，將過去工作經歷濃縮成5頁簡報，希望面試官對你印象深刻，結果自己帶的電腦當機，或帶錯轉接頭，耽誤了面試時間而無法如期地完整展現成果。
  • 視訊面試受限於網路問題，面試過程中聽不清楚面試官的聲音，導致你沒辦法跟面試官順利對答，浪費了很多時間請面試官再說一次，或者你重複回答。

不同產業特性、不同公司文化、用人制度和流程、不同用人團隊都有不同的面試要求，通常是通過書面審查後，由HR透過電話、Email、求職平台或LinkedIn的訊息進行面試邀請，HR會介紹公司、自己的職稱和名字、面試的單位和職位，希望進一步跟你討論面試安排的時間。這時你可以跟HR更進一步確認面試的相關細節：

形式

  • 電話面試：由面試官撥打到你的行動電話，請在指定時間留意手機來電。
  • Conf. Call面試、視訊面試：由面試官、應徵者同時撥號到一個虛擬的網路空間以進行對話，涉及到硬體設備、軟體工具的操作，差別在於視訊面試需要開啟鏡頭。
  • 實體面試：直接到公司進行面試，這是個很好的機會，可以直接和用人主管當面聊聊、認識未來的工作團隊，面對面的互動更能感受到人與人之間的Chemistry ，除此之外你可以進一步評估未來的辦公環境、通勤所需的時間、公司附近的生活機能（依照個人注重的內容作評估，比如公司附近的餐廳選擇多樣性等等）

對象

  • 一對一
  • 多位面試官對一位應徵者
  • 多位面試官對多位應徵者
  • 有些情況下，在面試前無法得知完整的面試官名單，但若情況允許，可以向HR詢問面試官的名稱、職稱，利於你面試前到LinkedIn上查詢面試官的資料，幸運的話你和面試官之間可能存在某個共同點 (學歷、工作經歷、志工經歷、關注的領域等等)，這時你或許能善用這個共同點切入，帶到自己的各項專業和優勢。
  • 筆者遇過有些應徵者，會在面試前幾天來電詢問面試官人數，在面試當天印妥自己的履歷表，提供面試官翻閱、做記錄。

時間

  • 若你的時間相對彈性，可以交由HR與面試官進行時間協調，配合公司的安排。
  • 若你特定的時段無法進行面試，請明確告知HR，例如每週二、四下午或上班時間不方便。
  • 若你的工作常需要加班，時間很難掌握，可以跟HR協調是否能安排在午餐或午休時間。
  • 若你正在出差、參與培訓或一些特殊狀況導致你上班時間、中午時間都無法撥空安排面試，請向HR討論，HR會依照用人單位的狀況、需求急迫性幫你評估怎麼安排會比較妥當。
  • 若求職過程中你不在公司所在的城市，或HR主動提及面試官與你所在的城市不同，請特別確認面試時間的時差轉換。

時長

  • 30分鐘、45分鐘、1小時或一個下午等等。
  • 面試時長會依照產業、公司文化、職務屬性而有所不同。
  • 有時候可能因突發狀況，或和主管聊得愉快，導致面試時間比預期的更久，因此面試指定時間的前後，建議多預留一些時間。比如面試時間在下午兩點到三點，請考量交通時間、準備時間，將一點到四點的時段也空出來，讓自己在面試當天保有更多彈性。
  • 實體面試時，建議提前5-10分鐘抵達辦公室，如果太早抵達的話也可以先在附近的便利商店、咖啡廳或一樓大廳等候，等時間接近一些再與人資或面試官聯繫。
  • 有些公司會在面試進行前安排性向測驗、人格測驗、Coding、Excel或英文等專業測驗，可能是到辦公室用公司的設備完成，或是面試前提供測驗資訊請應徵者自行完成，若是前者，面試時間就會因而拉長到一、兩個小時或一個下午。

面試工具

  • 不論是透過電話、Conf. Call或視訊進行面試，請在面試前找一個安靜、收訊或網路穩定的地方，確保自己在面試過程中不會受到干擾。
  • 電話面試屬於被動等待來電，Conf. Call或視訊面試請提前3-5分鐘撥進會議室。
  • 請在面試一到三天前，事先安裝軟體、熟悉操作介面並進行測試，若在軟體操作過程中遇到問題才能提前排除，測試過程中若有遇到問題也可以找HR協助。
  • 視訊面試前請先測試硬體設備例如麥克風和視訊鏡頭，找一個安靜、網路穩定、光線充足、背景乾淨的環境，建議穿著襯衫、business casual等較正式的服裝。
  • 若在面試過程中遇到網路收訊、硬體、軟體或環境噪音的干擾，請盡快排除，若問題當下無法排除，請HR協助與用人主管說明你的狀況，並討論是否有機會安排另一場面試時間。
  • 面試官通常會在辦公室或會議室進行面試，疫情期間面試官可能會Work from home，然而不論干擾是來自面試官或應徵者，請記得面試官和你的時間都很寶貴，求職者可以透過面試前的準備來展現自己的細心、決心和誠意，以確保面試能順利進行。
  • 來自應徵者的面試干擾，面試官可能會認為是源於應徵者對於面試的不夠在乎，而進一步覺得你不夠專業，因此面試前再三測試、檢查和確認是非常重要的。

面試簡報準備

  • 內容：詢問HR簡報建議內容和頁數、公司是否有制式模板可供參考。
  • 檔案：建議將PPT + PDF檔案傳給HR，面試當天攜帶USB檔，以避免面試的突發狀況。
  • 硬體：詢問HR面試當天會使用公司的電腦，還是需要自備電腦。
  • 若是公司電腦，請在面試進行前與HR確認，將檔案、相關設備備妥。
  • 若是自備電腦，請確認會議室的轉接頭是HDMI、VGA還是Type-C，以利備齊必要配備。

面試邀請通知

  • 請優先確認面試職位、形式、日期、時間等重要資訊。
  • 若是Conf. Call、video interview，請向HR確認相關連結、meeting ID等資訊。
  • 若是實體面試，請向HR確認面試地址、樓層、是否需要以證件領取訪客證、抵達公司後聯絡的同仁姓名、電話、碰面點。通常會安排在一樓大廳或特定樓層的電梯處碰面，由HR、主管的助理或面試官帶進會議室。
  • 若面試邀請通知上與HR先前告知的資訊有落差，請盡快跟HR聯繫並再確認一次。
  • 若面試相關資訊都確認沒問題，請務必回信讓HR知道你已經收到信、確認內容。

面試邀約確認後

  • 若因面試官的行程變動導致約定的時間不可行，HR會主動重新約時間。
  • 若因颱風、疫情等不可抗力因素導致約定的時間不可行，HR會主動重新約時間。
  • 若因應徵者的行程變動導致約定的時間不可行，請盡快跟HR聯繫，討論其他時間。
  • 面試時間的重新安排(Rescheduling)在面試過程中其實是很常見的，但應徵者請盡量空出與HR約定好的時間，以利用人主管安排面試官，也方便面試官安排工作行程。
  • 若因應徵者已經決定去其他公司報到，請盡快以電話或信件方式聯繫HR並取消面試。
  • 若面試當天、面試前幾個小時才告知要取消面試，或直接No show，等於是浪費了HR和面試官的時間，這樣不專業的處理方式會讓人覺得不被尊重，也很可能損害了自己在這家公司、這個產業名聲。

面試官組成

面試官也就是在任用過程當中參與面試流程的主管和同仁，可能包含用人主管、團隊成員、不同工作屬性但未來工作中會密切合作的cross function team member，用人主管的peer、用人主管的主管等，因不同公司文化、不同主管的管理風格和人格特質，用人主管會視情況邀請他們參與面試，從多個面向共同評估應徵者的適合程度，用人主管也會不同程度地參考這些人的意見，但由用人主管具有最終決定權。

面試最重要的就是讓用人團隊知道你具備這個職位所需要的專業技能、你能替公司或團隊解決問題、你有潛力解決未來可能發生的挑戰、你符合公司或團隊的文化。而面試的訣竅在於做出100%的準備，降低面試時可能發生的意外，表現出最專業與自信的自己，歡迎各位在未來每一次面試準備前，想起這篇文章，希望能夠幫助到你，也歡迎分享給身邊正在求職的朋友。

祝福各位都能順利進行面試，拿到理想職務的Offer，進入理想的公司！